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iscopeogs - Ein Beispielvorgang aus Sicht Ihres Sachbearbeiters
Wie unkompliziert die einzelnen Prozesse Ihrer Onlinegeschäftsstelle ablaufen können, demonstrieren wir Ihnen hier anhand einer Interaktion zwischen Ihrem Versicherten und
Ihrem Online-Sachbearbeiter.
Damit Ihr Sachbearbeiter zum Einsatz kommen kann, legt Ihr Versicherter eine Mitteilung an,
welche direkt an den zuständigen Sachbearbeiter geschickt wird.
Startseite
Der Ausgangspunkt aller Aktionen Ihrer Onlinegeschäftsstelle ist die Startseite mit einer
Übersicht über aktuelle Themen wie z.B. Umfragen, Neuigkeiten etc.
Mitteilungen
Im Menüpunkt "Mitteilungen" erhält Ihr Versicherter stets einen Überblick über alle eigenen Mitteilungen von seinem bzw. an seinen zuständigen Sachbearbeiter. Außerdem können
hier neue Arbeitszettel verfasst sowie bestehende bearbeitet werden.
Mitteilung verfassen
Per Klick auf den entsprechenden Untermenüpunkt kann Ihr Versicherter eine neue Mittei-
lung an seinen Sachbearbeiter verfassen.
Thema wählen
Durch das Pulldown-Menü "Kategorie" erhält Ihr Versicherter die Möglichkeit, seine Mittei-
lung zu kategorisieren, um eine reibungslose weitere Bearbeitung zu gewährleisten.
Mitteilungsformular ausfüllen und abschicken
Anschließend füllt Ihr Versicherter den Rest der Mitteilung, bestehend aus Überschrift
(= Betreffzeile) und Inhalt aus. Zusätzlich hierzu hat Ihr Versicherter die Möglichkeit, sei-
ner Mitteilung Dokumente anzuhängen (z.B. PDF-Dateien)
Mitteilung im Umlauf
Die soeben erstellte Mitteilung befindet sich nun im Umlauf und ist unmittelbar nach Erstel-
lung beim zuständigen Online-Sachbearbeiter in Form eines Arbeitszettels eingegangen.
Der weitere Ablauf wird aus Sicht Ihres Online-Sachbearbeiters erläutert. Die von Ihrem Versicherten erstellte Mitteilung hat sich in einen Arbeitszettel verwandelt:
Login Sachbearbeiter
Der zuständige Sachbearbeiter, welcher für die Bearbeitung der o.a. Fälle eingeteilt wurde
(wird im Vorgang Administrator erläutert)
Arbeitszettelübersicht
Ihr Sachbearbeiter erhält nach erfolgreichem Login eine Übersicht über alle sich im Umlauf befindlichen Mitteilungen.
Arbeitszettel bearbeiten
Per Mausklick auf das Icon "Bearbeiten" kann Ihr Sachbearbeiter Änderungen am Arbeitszet-
tel vornehmen. Im oberen Teil der Seite befindet sich die ursprüngliche Mitteilung vom Ver-
sicherten.
Empfänger, Vermerke und Anlagen
Ihr Sachbearbeiter kann - falls erforderlich - einen Kollegen als CC-Empfänger hinzufügen.
Dies bietet sich an, sobald die Bearbeitung des Arbeitszettels die Mithilfe eines Kollegen er-
fordert (z.B. bei Rückfragen)
Im unteren Bereich kann Ihr Sachbearbeiter "Arbeitszettel Vermerke" (öffentliche Vermerke =
für den Versicherten sichtbar) und "Sachbearbeiter Vermerke" (versteckte Vermerke = nur für
den Empfänger und CC-Empfänger sichtbar) verfassen. Außerdem können dem Arbeitszettel Dokumente angehängt bzw. angehängte Dateien heruntergeladen werden.
Arbeitszettel abschließen
Sobald der Arbeitszettel abgespeichert wurde, ist dieser vorläufig nicht mehr in der Arbeits-zettelübersicht sichtbar.
Versicherter:
Neue Mitteilung
Auf der Startseite der Onlinegeschäftsstelle erhält Ihr Versicherter nun die Nachricht, dass sich eine neue bzw. bearbeitete Mitteilung in seinem Eingangskorb befindet.
Mitteilung im Umlauf
Per Klick auf "Mitteilungen" und "Umlauf" erscheint die Liste aller, sich im Umlauf befindlichen Mitteilungen. Sobald Ihr Sachbearbeiter einen Vermerk (Arbeitszettel Vermerk) hinzufügt, wird
dies hier angezeigt.
Vermerk hinzufügen
Ihr Versicherter bekommt an dieser Stelle nochmal die Gelegenheit, auf den Vermerk Ihres Sachbearbeiters zu antworten. (z.B. Lob und Tadel)
Mitteilung abschließen
Sollten keine Rückfragen zu den Vermerken Ihres Sachbearbeiters bestehen, kann die Mitteilung abgeschlossen werden. Der Schriftverkehr wird automatisch archiviert.
Wenn auch Sie die Onlinegeschäftsstelle kostenlos und unverbindlich testen möchten, so können Sie dies unkompliziert online über Ihren Browser.
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